Verstöße melden - Whistleblowing

Whistleblowing

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Die Bedeutung der Meldung von Rechtswidrigkeiten

Die Meldung von Verstößen gegen europäische und nationale Rechtsvorschriften und Landesgesetze (im Sinne von Verhaltensweisen, Handlungen oder Unterlassungen, die dem öffentlichen Interesse oder der Integrität der Stiftung Haydn von Bozen und Trient schaden) ist Ausdruck von Bürgersinn. Dem Verantwortlichen für die Korruptionsvorbeugung und Transparenz (RPCT) der Stiftung Haydn von Bozen und Trient solche Verstöße zu melden, von denen man im Rahmen der Zusammenarbeit mit der Stiftung Kenntnis erlangt hat, ist folglich keine Denunziation, sondern Wahrung des öffentlichen Interesses. Deshalb garantiert das Gesetz die Vertraulichkeit der Whistleblowing-(Meldung) und der Identität des Hinweisgebers (Whistleblower) und sieht entsprechende Schutzmaßnahmen vor.

Die mit dem GvD 24/2023 eingeführte neue Regelung

In Umsetzung der Richtlinie (EU) 2019/1937 wurde das GvD 24/2023 zum „Schutz der Personen, die Verstöße gegen das Unionsrecht melden, und mit Bestimmungen zum Schutz der Personen, die Verstöße gegen die nationalen Rechtsvorschriften melden“, erlassen.

Wer Meldungen vornehmen kann

Im Interesse der Integrität der Stiftung Haydn von Bozen und Trient können Meldungen eingereicht werden von:
a) den Angestellten der Stiftung Haydn von Bozen und Trient;
b) Selbstständigen, Mitarbeitern, Freiberuflern und Beratern, bezahlten und unbezahlten Freiwilligen und Praktikanten, die ihre Tätigkeit bei der Stiftung Haydn von Bozen und Trient ausüben;
c) Arbeitnehmern oder Mitarbeitern, die ihre Arbeitstätigkeit bei Unternehmen des privaten Sektors ausüben, welche Waren liefern oder Dienstleistungen erbringen oder Arbeiten zugunsten der Stiftung Haydn von Bozen und Trient ausführen;
d) Inhabern von Verwaltungs-, Leitungs-, Kontroll-, Aufsichts- oder Vertretungsfunktionen bei der Stiftung Haydn von Bozen und Trient.

Wann die genannten Personen Meldungen unter Inanspruchnahme des entsprechenden Schutzes vornehmen können:

  • vor Beginn des Rechtsverhältnisses mit der Stiftung Haydn von Bozen und Trient, wenn sich die Meldung auf Informationen bezieht, die während des Auswahlverfahrens oder in anderen vorvertraglichen Phasen gesammelt wurden;
  • während der Probezeit;
  • während des Rechtsverhältnisses mit der Stiftung Haydn von Bozen und Trient;
  • nach Beendigung des Rechtsverhältnisses mit der Stiftung Haydn von Bozen und Trient, wenn sich die Meldung auf Informationen bezieht, die während des Rechtsverhältnisses gesammelt wurden.

Was gemeldet werden kann

Gegenstand einer Meldung können Informationen über Verstöße gegen Rechtsvorschriften des Landes, des Staates oder der Europäischen Union sein, die dem öffentlichen Interesse oder der Integrität der Stiftung Haydn von Bozen und Trient schaden und im organisatorischen Zusammenhang der Stiftung begangen wurden, zu welcher der Hinweisgeber in einem der oben genannten Rechtsverhältnisse steht, oder die in der Stiftung begangen werden könnten, sofern für diese Annahme konkrete Elemente vorliegen.
Im Einzelnen muss es sich um Verstöße handeln:

  • gegen Rechtsbestimmungen des Landes, des Staates oder der Europäischen Union
  • die dem öffentlichen Interesse oder der Integrität der Stiftung Haydn von Bozen und Trient schaden;
  • die im organisatorischen Zusammenhang der Stiftung begangen wurden, zu welcher der Hinweisgeber in einem qualifizierten Rechtsverhältnis steht ( (siehe oben);
  • die noch nicht begangen wurden, wenn aufgrund konkreter Elemente die begründete Befürchtung besteht, dass sie begangen werden könnten;
  • auch einfache Unregelmäßigkeiten, jedoch nur, wenn diese konkrete Anhaltspunkte für die berechtigte Annahme beinhalten, dass das Begehen eines Verstoßes wahrscheinlich ist.

Es handelt sich um Verhaltensweisen, Handlungen oder Unterlassungen, die Folgendes darstellen:

  • verwaltungsrechtliche, buchhalterische, zivil- und strafrechtliche Vergehen;
  • rechtswidriges Verhalten im Sinne des GvD 231/2001 oder Verletzungen der Organisations- und Verwaltungsmodelle (MOG), einschließlich des Ethikkodex;
  • Rechtswidrigkeiten, die unter den Geltungsbereich der nationalen oder EU-Rechtsakte zu folgenden Bereichen fallen: öffentliche Ausschreibungen; Finanzprodukte, Finanzdienstleistungen und Finanzmärkte sowie Verhinderung von Geldwäsche und Terrorismusfinanzierung; Produktsicherheit und Produktkonformität; Transportsicherheit; Umweltschutz; Strahlenschutz und nukleare Sicherheit; Lebens- und Futtermittelsicherheit und Gesundheit und Wohlergehen von Tieren; öffentliche Gesundheit;
  • Verbraucherschutz; Schutz der Privatsphäre, Schutz personenbezogener Daten und Sicherheit von Netzen und Informationssystemen;
  • Handlungen oder Unterlassungen, die den finanziellen Interessen der Union schaden;
  • Handlungen oder Unterlassungen in Bezug auf den Binnenmarkt, wie z. B. Verstöße im Bereich Wettbewerb und staatliche Beihilfen;
  • Handlungen oder Verhaltensweisen, die das Ziel oder den Zweck von EU-Bestimmungen vereiteln.

WICHTIG:

Zum Zeitpunkt der Meldung muss der Hinweisgeber hinreichenden Grund zur Annahme haben, dass die Informationen über die gemeldeten Verstöße der Wahrheit entsprechen und in den Anwendungsbereich des Dekrets fallen. Es ist also keine Gewissheit erforderlich (um nicht davon abzuschrecken, die Meldung vorzunehmen!), sehr wohl aber Treu und Glauben.

Nicht zulässig sind Meldungen, die auf Gerüchten (sog. Tratsch), allgemeinen Umständen (die kein Verständnis der Tatsachen ermöglichen), nicht überprüfbaren Ereignissen, offensichtlich unbegründeten oder bereits allgemein bekannten Nachrichten beruhen oder von ungeeigneter bzw. irrelevanter Dokumentation begleitet sind.

Die Meldung kann nicht für Beschwerden, Forderungen oder Anliegen verwendet werden, die mit einem persönlichen Interesse der hinweisgebenden Person zusammenhängen und ausschließlich seine individuellen Arbeitsbeziehungen mit der Stiftung oder mit Vorgesetzten betreffen.

Wie eine Meldung an den RPCT vorzunehmen ist:

der sog. interne Kanal

Das Gesetz erlaubt zwar die Verwendung des externen Kanals der ANAC, die öffentliche Offenlegung und die Anzeige bei der Justizbehörde oder dem Rechnungshof (hierfür wird auf das GvD Nr. 24 von 2023 und die Klarstellungen der ANAC verwiesen), aber nur unter bestimmten Voraussetzungen.

Denn der vorrangige, gewöhnliche Weg ist der interne.

INTERNER MELDEKANAL

Der Hinweisgeber hat die Möglichkeit, zwischen schriftlicher und mündlicher Form zu wählen:

  • schriftlich (Methode der drei verschlossenen Umschläge): Die Meldung ist in zwei verschlossene Umschläge zu stecken, der erste mit den Identifikationsdaten des Hinweisgebers zusammen mit einer Fotokopie des Ausweisdokuments; der zweite mit der Meldung, um die Identifikationsdaten des Hinweisgebers von der Meldung zu trennen. Beide Umschläge sind in einen dritten verschlossenen Umschlag zu stecken, der außen die Aufschrift trägt: „Persönlich vertraulich. An den Verantwortlichen für die Korruptionsvorbeugung und Transparenz“.
    Es wird darum gebeten, den Vordruck zu verwenden, der sich auf der Website der Stiftung zum Whistleblowing befindet und dem auch die Datenschutzerklärung beiliegt.
    Im Fall der schriftlichen Meldung werden also 3 Umschläge verwendet:

    • der erste Umschlag enthält die Angaben zur Identität der meldenden Person (Personaldaten) sowie eine Fotokopie ihres Personalausweises (Teil I des Vordrucks);
    • der zweite Umschlag enthält die Meldung, damit die Daten der meldenden Person von der Meldung getrennt werden (Teil II des Vordrucks);
    • der dritte Umschlag, der die ersten beiden Umschläge enthält, trägt außen den Vermerk „Persönlich vertraulich. An den RPCT“, ohne dass die eigenen Daten auf dem Umschlag angegeben werden
  •  mündlich: durch persönliches Treffen mit dem RPCT auf Antrag des Hinweisgebers, das in einer angemessenen Frist festzusetzen ist. Der Antrag ist in verschlossenem Umschlag mit der Aufschrift „Persönlich vertraulich an den RPCT“ zuzusenden; der RPCT verfasst ein Protokoll dieser Meldung, das er dem Hinweisgeber verliest, dem er zugleich die Datenschutzerklärung aushändigt.

In jedem Fall:

  • wird das Gespräch zwischen dem RPCT und der meldenden Person, von der zusätzliche Informationen verlangt werden können, absolut geheim gehalten;
  • wird den eingegangenen Meldungen gewissenhaft nachgegangen, nachdem das Vorliegen der Anforderungen an Zulässigkeit und Begründetheit der Meldung überprüft wurde;
  • erfolgt innerhalb von 2 Monaten ab dem Datum der Empfangsbestätigung bzw. bei Nichtvorliegen dieser Bestätigung innerhalb von 2 Monaten ab Verstreichen der 7-Tages-Frist nach Einreichung der Meldung eine Rückmeldung an die hinweisgebende Person.

WICHTIG:

Die Meldung muss genau und detailliert sein.

Die Meldungen müssen genau und detailliert sein, das heißt sie müssen die Beschreibung des Verstoßes (Beschreibung des Sachverhalts, des Zeitpunkts, des Ortes, des Urhebers oder der Elemente enthalten, die es ermöglichen, die vorstehenden Punkte zu erschließen), und sie kann von geeigneten Unterlagen und Informationen begleitet sein. Meldungen kann nur nachgegangen werden, wenn Folgendes klar angegeben ist:

  • Zeitpunkt (Datum und möglichst auch Uhrzeit) und Ort, an denen der Verstoß stattgefunden hat
  • der/die Urheber des Verstoßes (oder Elemente, die dessen/deren Identifizierung ermöglichen);
  • betroffene Personen/ mögliche Zeugen;
  • Beschreibung des Sachverhalts;
  • eventuell unterstützende Unterlagen.

Anonyme Meldungen

Ohne Identifizierung des Hinweisgebers gilt die Meldung als anonym und unterliegt nicht dem für das Whistleblowing vorgesehenen Schutz. Deshalb ist es wichtig, dass Hinweisgeber sich in der Meldung ausweisen und erklären, dass ihre Identität geheim gehalten werden soll und sie den Schutz vor möglichen (aufgrund der Meldung erlittenen) Vergeltungsmaßnahmen in Anspruch nehmen möchten, wenn dieser Schutz für sie gelten soll.
Anonyme Meldungen werden, sofern sie genau und detailliert sind, von der Stiftung Haydn von Bozen und Trient wie gewöhnliche Meldungen behandelt und als solche finden die Bestimmungen zum Hinweisgeberschutz (Schutz der Vertraulichkeit und Schutz vor möglichen Vergeltungsmaßnahmen) keine Anwendung; außerdem ist die Meldung, wenn sie keine Angaben zur Identität des Hinweisgebers enthält, nicht mehr von einem möglichen Zugang ausgeschlossen: Falls die Meldung Gegenstand eines Antrags auf Offenlegung ist, können die Bestimmungen für die verschiedenen Zugangsarten (je nach Fall Dokumentenzugang oder allgemeiner Bürgerzugang) angewandt werden. Allerdings ist gesetzlich vorgeschrieben, dass anonymen Hinweisgebern, falls ihre Identität später bekannt wird und sie Vergeltungsmaßnahmen erleiden, der Schutz vor Vergeltungsmaßnahmen zuzusichern ist.

Schutzmaßnahmen

Für Hinweisgeber und sonstige gesetzlich geschützte Personen (siehe unten stehenden Abschnitt) gelten die im GvD 24/2023 verankerten Schutzmaßnahmen, sofern die oben genannten allgemeinen Bedingungen erfüllt sind (zum Zeitpunkt der Meldung ging der Hinweisgeber von der begründeten Annahme aus, dass die Informationen über die gemeldeten Verstöße der Wahrheit entsprechen und in den sachlichen Anwendungsbereich des Dekrets fallen; die Meldung wurde entsprechend den vorgeschriebenen Verfahren vorgenommen).
Irrelevanz der persönlichen Gründe: Die Gründe, die die Person zur Meldung bewogen haben, sind zu Zwecken der Schutzgewährung unerheblich.
Die 4 Schutzmaßnahmen sind:

1) Vertraulichkeit

Die Meldungen können nicht über die Ermittlungen hinaus verwendet werden, die erforderlich sind, um ihnen angemessen nachzugehen.
Die Identität der hinweisgebenden Person – und jede Information, aus der diese sich erschließen lässt – dürfen ohne deren ausdrückliche Genehmigung keinen anderen Personen offengelegt werden als denen, die für Erhalt und Bearbeitung der Meldung zuständig sind.
Auch bezüglich der Identität der von der Meldung betroffenen Personen (gemeldete Person) und der darin erwähnten Personen (z. B. Zeugen) ist bis zum Abschluss des aufgrund der Meldung eingeleiteten Verfahrens strengste Vertraulichkeit gewährleistet.
Die Meldung (sofern es sich um eine Whistleblowing-Meldung handelt) ist von Gesetzes wegen vom Dokumentenzugang und vom allgemeinen Bürgerzugang ausgeschlossen.
In jedem Fall erfolgt die Erfassung der personenbezogenen Daten unter Bereitstellung angemessener Informationen im Sinne von Artikel 13 der Verordnung (EU) 2016/679 sowie unter Anwendung von Maßnahmen zum Schutz der Rechte und Freiheiten der betroffenen Personen.
Die Meldungen und entsprechenden Unterlagen werden gemäß GvD 24/2023 und in Einhaltung der Vertraulichkeitspflichten laut Artikel 12 dieses Dekrets und der Verordnung (EU) 2016/679 nicht länger als fünf Jahre ab Mitteilung des abschließenden Ergebnisses des Meldungsverfahrens aufbewahrt.

2) Verbot von Vergeltungsmaßnahmen

Die Personen, die gesetzlichen Schutz genießen (der Hinweisgeber und alle sonstigen gesetzlich geschützten Personen; siehe unten stehenden Abschnitt), dürfen keinerlei Vergeltung erleiden, worunter jede – auch nur versuchte oder angedrohte – Handlung oder Unterlassung zu verstehen ist, die aufgrund der Meldung ausgeführt wurde und durch die der hinweisgebenden Person direkt oder indirekt ein ungerechtfertigter Nachteil entsteht oder entstehen kann.
Vermeintliche Vergeltungsmaßnahmen sind ausschließlich an ANAC zu melden: Die genannten Personen können Vergeltungsmaßnahmen, die sie ihres Erachtens erlitten haben, (nur) der Antikorruptionsbehörde mitteilen, auf deren vertiefende Angaben hier verwiesen wird (https://www.anticorruzione.it/-/whistleblowing).

Nicht erschöpfende Beispiele für Vergeltungsmaßnahmen (Art. 17 Abs. 4, GvD 24/2023):

  • die Entlassung, Suspendierung oder vergleichbare Maßnahmen;
  • die Rückstufung in eine niedrigere Besoldungsgruppe oder die ausbleibende Beförderung;
  • die Aufgabenverlagerung, die Änderung des Arbeitsortes, die Gehaltsminderung, die Änderung der Arbeitszeit;
  • der Abbruch der Weiterbildung oder andere Beschränkungen des Bildungszugangs;
  • die negative Leistungsbeurteilung oder Ausstellung eines schlechten Arbeitszeugnisses;
  • die Verhängung von Disziplinarmaßnahmen oder von anderen – auch finanziellen – Sanktionen;
  • die Nötigung, die Einschüchterung, das Mobbing oder die Ausgrenzung;
  • die Diskriminierung oder benachteiligende Behandlung;
  • die Nichtumwandlung eines befristeten Arbeitsvertrags in einen unbefristeten, wenn der Arbeitnehmer diese Umwandlung gerechtfertigerweise erwarten konnte;
  • die Nichterneuerung oder vorzeitige Auflösung eines befristeten Arbeitsvertrags;
  • die Schäden, auch Rufschäden für die Person, insbesondere in sozialen Medien, bzw. die wirtschaftlichen oder finanziellen Nachteile, einschließlich des Verlusts wirtschaftlicher Möglichkeiten und Einkommenseinbußen;
  • die Eintragung in missbräuchliche Verzeichnisse aufgrund eines formalen oder informellen sektoralen Abkommens oder einer Branchenvereinbarung, die es für die Person unmöglich machen können, künftig in dem Sektor oder der Branche eine Beschäftigung zu finden;
  • die vorzeitige Kündigung oder Aufhebung eines Vertrags über Waren oder Dienstleistungen;
  • die Aufhebung einer Lizenz oder Genehmigung;
  • die Forderung, sich psychiatrischen oder medizinischen Untersuchungen zu unterziehen.

Umkehrung der Beweislast: Im Rahmen der Verfahren, die der Feststellung der genannten Handlungen oder Unterlassungen dienen, wird davon ausgegangen, dass diese durch die Meldung verursacht wurden, und die Last, das Gegenteil zu beweisen, kommt demjenigen zu, der sie ausgeführt hat.

3) Unterstützende Maßnahmen

Diese werden von Körperschaften des Dritten Sektors bereitgestellt, die in einem spezifischen von der ANAC geführten und publizierten Verzeichnis eingetragen sind (https://www.anticorruzione.it/-/whistleblowing): Sie umfassen Informationen, Beistand und kostenlose Beratung zu den Formen der Meldung und zum Schutz vor Vergeltungsmaßnahmen, zu den Rechten der betroffenen Person sowie zu den Formen und Bedingungen des Zugangs zur Prozesskostenhilfe.

4) Haftungsbeschränkungen

Nicht strafbar ist, wer Informationen über Verstöße mitteilt oder offenlegt (z. B. Informationen, die der Verschwiegenheitspflicht außer der ärztlichen und juristischen Schweigepflicht, dem Urheber- oder dem Datenschutzrecht unterliegen), wenn die hinweisgebende Person zum Zeitpunkt der Meldung hinreichenden Grund zur Annahme hatte, dass die Offenlegung der Informationen notwendig war, um den Verstoß zu enthüllen, und die Meldung in den gesetzlich vorgeschriebenen Formen eingereicht wurde. Für nähere Informationen wird auf die Website der ANAC verwiesen (https://www.anticorruzione.it/-/whistleblowing).

Personen, auf die sich die Schutzmaßnahmen erstrecken

Die Schutzmaßnahmen erstrecken sich auch auf folgende Personengruppen, die in einer qualifizierten Beziehung zu der hinweisgebenden Person stehen:

  • die Mittler, das heißt diejenigen, die den Hinweisgeber bei der Meldung unterstützen und im selben Arbeitszusammenhang tätig sind und deren Unterstützung geheim zu halten ist;
  • Personen aus demselben Arbeitszusammenhang wie die hinweisgebende Person, die durch eine feste affektive Beziehung oder Verwandtschaft bis zum vierten Grad mit dieser verbunden sind;
  • Arbeitskolleg/innen der hinweisgebenden Person, die im selben Arbeitszusammenhang arbeiten und üblicherweise laufend mit ihr verkehren;
  • Unternehmen im Besitz der hinweisgebenden Person oder für die diese Person arbeitet sowie Unternehmen, die im selben Arbeitskontext tätig sind wie der Hinweisgeber.

Verlust des Schutzes

Wenn – auch durch ein erstinstanzliches Urteil – die strafrechtliche Verantwortlichkeit der meldenden Person wegen Verleumdung oder übler Nachrede oder ihre zivilrechtliche Verantwortlichkeit aus demselben Grund bei Vorsatz oder grober Fahrlässigkeit festgestellt wird, sind die oben genannten Schutzmaßnahmen nicht gewährleistet und gegen die meldende bzw. hinweisgebende Person wird eine Disziplinarstrafe verhängt.

Der externe Meldekanal: bei der ANAC

Eine externe Meldung bei der ANAC (die ebenfalls die gesetzlich vorgesehenen Vertraulichkeits- und Schutzgarantien bietet) kann nur dann vorgenommen werden, wenn:

  • im Rahmen des Arbeitskontextes der interne Meldekanal nicht obligatorisch oder, auch wenn er obligatorisch ist, nicht in Betrieb ist oder wenn er zwar in Betrieb ist, aber den gesetzlichen Anforderungen nicht entspricht;
  • der Hinweisgeber bereits eine interne Meldung gemacht hat und dieser nicht nachgegangen wurde;
  • der Hinweisgeber hinreichende Gründe zur Annahme hat, dass einer internen Meldung nicht wirksam nachgegangen würde oder er sich der Gefahr von Vergeltungsmaßnahmen aussetzen würde;
  • der Hinweisgeber hinreichende Gründe zur Annahme hat, dass der Verstoß eine drohende oder offenkundige Gefahr für das öffentliche Interesse darstellen kann.